Como falar de forma objetiva: comece pela resposta e saiba parar
Redação DramaLab ·
Alguém faz uma pergunta simples, e a sua resposta começa pela história de como tudo aconteceu. Para falar de forma mais objetiva, inverta a ordem. Diga a resposta na primeira frase, acrescente no máximo três pontos e pare quando quem ouve tiver o que precisa. O contexto vem depois, e só se alguém pedir.
Para treinar, responda em voz alta a uma pergunta por vez, sempre em três pontos e com um resumo curto no fim.
O que é falar de forma clara e objetiva?
Resumo: falar de forma clara e objetiva é dizer o que quem ouve precisa saber, na ordem em que precisa. Primeiro a resposta, depois o necessário para entender. Você não precisa falar o mínimo possível, apenas evitar que quem ouve espere pelo ponto principal.
Uma resposta objetiva começa pelo que foi perguntado. Se perguntaram “o projeto atrasa?”, a primeira frase diz se atrasa e quanto. O motivo e o plano vêm em seguida, em poucas frases.
O filósofo H. P. Grice descreveu princípios que, segundo ele, as pessoas costumam seguir numa conversa. A Stanford Encyclopedia of Philosophy resume dois deles assim, em tradução nossa: “Informe tanto quanto o necessário.” E: “Fale com clareza; evite a obscuridade e a ambiguidade e busque a brevidade e a ordem.”
Repare na primeira parte: “quanto o necessário”. Uma resposta curta demais também falha quando deixa de fora o prazo, o valor ou o próximo passo que a pessoa precisava saber.
Por que a fala fica longa demais?
Resumo: a fala costuma crescer por cinco hábitos: contexto antes da resposta, pensar em voz alta, explicar o óbvio, repetir a ideia e não saber terminar. Veja quais aparecem quando você fala.
Contexto antes da resposta. A pessoa pergunta “quando fica pronto?” e ouve primeiro o que aconteceu na semana. A resposta aparece só no fim, quando a atenção dela pode já ter ido embora.
Pensar em voz alta. Você vai descobrindo a resposta enquanto fala. A Fast Company Brasil lembra o risco desse estilo em algumas empresas. Quem compartilha o raciocínio em voz alta “pode ser equivocadamente tido como alguém desorganizado ou prolixo”. Se você precisa pensar em voz alta, o mesmo artigo sugere avisar antes.
Explicar o óbvio. Detalhes que quem ouve já conhece, ou que não mudam nada para essa pessoa.
Repetir com outras palavras. “Ou seja”, “quer dizer”, “como eu falei” seguidos da mesma ideia.
Final que não termina. “Enfim, é isso”, “não sei se deu para entender”, e a frase recomeça.
Grave uma resposta de um minuto no celular e marque quais desses hábitos aparecem. Comece o treino pelo hábito que aparece mais vezes.
Como começar pela resposta?
Resumo: diga a resposta na primeira frase, depois o motivo e, por fim, o próximo passo. É o mesmo princípio da pirâmide invertida do jornalismo: o mais importante vem primeiro, e os detalhes vêm depois.
No jornalismo, a pirâmide invertida põe no começo a informação mais importante. O Nielsen Norman Group recomenda a mesma ordem em textos na web: assim quem lê entende o ponto principal mesmo que pare no meio. Numa resposta falada, funciona como regra prática: quem ouve pode interromper, se distrair ou ter só um minuto.
Um modelo simples para perguntas do dia a dia tem três partes:
- Resposta. Sim, não, quanto, quando, qual.
- Motivo. Uma frase.
- Próximo passo. O que acontece agora ou o que você precisa pedir à pessoa.
Veja a mesma resposta de dois jeitos. A pergunta é “o relatório fica pronto hoje?”.
Começando pelo contexto: “Então, é o seguinte: ontem o sistema ficou fora do ar de tarde, aí eu tive que esperar o pessoal do financeiro mandar os números de novo, e eles só mandaram hoje cedo, então eu acho que talvez não dê para hoje, mas vou tentar.”
Começando pela resposta: “Fica pronto amanhã às 10h. Os números do financeiro chegaram só hoje cedo. Se você precisar de uma prévia hoje, mando às 17h.”
A segunda versão tem três frases curtas. A data aparece primeiro, o motivo ocupa uma frase e a pessoa ganha uma opção.
No DramaLab, o exercício de responder em três pontos tem perguntas prontas e um guia que marca o tempo de cada parte.
Como escolher o que dizer?
Resumo: antes de falar, escolha o ponto principal e no máximo três pontos de apoio. Se aparecer um quarto, troque um dos três ou deixe para depois. Três pontos diferentes, cada um com uma frase, já fazem uma resposta completa.
A Fast Company Brasil sugere algo parecido para reuniões: um esboço com “o ponto principal e dois a três subpontos”. Numa revisão de 2001, Cowan, da Universidade do Missouri, reuniu dados sobre a memória de curto prazo. Em certos tipos de teste, essa memória guardou em média cerca de quatro blocos de informação. O artigo sobre como organizar as ideias para falar conta mais sobre essa pesquisa e traz um roteiro em quatro passos.
No exercício “O método dos ‘3 pontos’” do DramaLab, a pergunta aparece na tela. Você abre a resposta anunciando três partes: “Há três motivos...” ou “Dá para olhar isso por três ângulos...”. Depois diz cada ponto com uma frase de explicação e, no fim, resume tudo em poucas palavras.
Um exemplo com uma das perguntas do exercício, “O que conferir antes de alugar um apartamento?”:
“Há três coisas para conferir. Primeiro, o estado do imóvel: abra torneiras e janelas e tire fotos. Segundo, o contrato: veja quem paga cada conta e a multa por sair antes. Terceiro, o prédio: pergunte sobre barulho e vagas. Resumindo: imóvel, contrato e prédio.”
Na autoavaliação do exercício, os três pontos precisam ser diferentes de verdade. Se o segundo repete o primeiro com outras palavras, troque por outro.
Como cortar o que sobra?
Resumo: para cada frase, pergunte: se eu tirar esta, quem ouve perde o quê? Se não perde nada, corte. Comece pelas frases de aquecimento, pelas repetições e pelas palavras que só enchem a frase.
A Fast Company Brasil propõe um treino. Escreva uma frase que você pretende dizer e tente “perceber quais palavras você pode cortar sem que o significado se perca”. Leia a versão curta em voz alta e repita com outra frase.
| Frase longa | Frase curta |
|---|---|
| “Eu queria só dizer que, na minha opinião, talvez fosse interessante a gente pensar em mudar a reunião para sexta.” | “Sugiro mudar a reunião para sexta.” |
| “Basicamente, o que acontece é que o cliente não aprovou o orçamento.” | “O cliente não aprovou o orçamento.” |
| “Como eu já tinha comentado antes, o prazo é sexta.” | “O prazo é sexta.” |
| “Na verdade, é assim: a gente precisa de mais uma pessoa na equipe.” | “Precisamos de mais uma pessoa na equipe.” |
A cortesia pode ficar: “bom dia” e “por favor” levam um segundo. Corte as frases de aquecimento, como “basicamente, o que acontece é que”.
No Brasil, até os tribunais assumiram um compromisso parecido. O Pacto Nacional do Judiciário pela Linguagem Simples, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), lista os compromissos dos tribunais que aderiram a ele. Um deles é estimular juízes a “utilizar versão resumida dos votos nas sessões de julgamento, sem prejuízo da juntada de versão ampliada nos processos judiciais”. Na prática, vale para qualquer fala: a versão curta para dizer em voz alta e a completa por escrito, para quem quiser os detalhes.
Como terminar sem enrolar?
Resumo: termine com uma frase de resumo ou com o próximo passo e fique em silêncio. Se tiver mais a dizer, espere a pergunta.
O final mais simples repete o ponto principal em poucas palavras: “Resumindo: imóvel, contrato e prédio.” Outro bom final é o próximo passo: “Mando a prévia às 17h.”
Depois dessa frase, pare. Os finais que fazem a fala recomeçar são conhecidos: “enfim, é isso”, “não sei se deu para entender”, “mas, assim, tem outra coisa também”. Se ficou algo importante de fora, quem ouve vai perguntar, e aí você responde ao que a pessoa quer saber.
O silêncio depois do ponto pode parecer longo para quem fala. Conte até dois antes de acrescentar qualquer coisa.
Falar de forma direta e objetiva soa grosseiro?
Resumo: não, se o tom for de conversa. Ir direto ao ponto não impede uma frase de cortesia nem o nome da pessoa. A grosseria vem do tom e das palavras escolhidas.
Uma resposta curta pode soar seca quando sai sem nenhuma gentileza. Acrescente uma saudação ou o nome da pessoa: “Bom dia, Marina. Fica pronto amanhã às 10h.”
Em notícias difíceis, o contexto mínimo vem antes, numa frase só: “Tenho uma notícia ruim sobre o prazo. Atrasa uma semana.” A pessoa se prepara, e a resposta continua logo no começo.
Como deixar os áudios de WhatsApp mais objetivos?
Resumo: antes de gravar, decida a primeira frase e diga a resposta logo no começo. Se o áudio passa de um minuto, divida em dois assuntos ou mande por escrito os detalhes, como datas e endereços.
Num áudio, quem ouve não vê onde está o ponto principal: precisa ouvir até ele aparecer. Por isso a ordem conta ainda mais.
- Defina a primeira frase. “Consigo ir, mas chego às 20h.”
- Grave sem a introdução. “Oi, tudo bem? Então, é o seguinte...” pode virar só “Oi, Pedro.”
- Um assunto por áudio. Dois assuntos, dois áudios curtos.
- Dados por escrito. Endereço, horário e valor vão em texto, para a pessoa copiar.
Antes de enviar, ouça os primeiros 10 segundos. Se a resposta não aparece neles, grave de novo começando por ela.
Como falar de forma objetiva em reuniões e entrevistas?
Resumo: comece cada resposta pelo ponto principal. Na reunião, dê o seu recado com resposta, motivo e próximo passo. Na entrevista, prepare versões curtas das suas histórias: uma de 30 segundos e uma de dois minutos.
Numa reunião de acompanhamento, use resposta, motivo e próximo passo: “Está no prazo. O fornecedor confirmou a entrega na terça. Preciso da aprovação do orçamento até sexta.”
Na entrevista, vale a mesma ordem. Se perguntarem “Por que você quer sair do emprego atual?”, comece pela resposta: “Quero trabalhar com clientes maiores. Na empresa atual, a área de grandes contas foi fechada em março. Esta vaga é justamente nessa área.”
Para preparar as histórias da entrevista, use o exercício “Pitch pessoal: a versão do elevador” do DramaLab. Ele treina contar a mesma situação em cinco minutos, em dois minutos, em 30 segundos e, por fim, em uma frase. Na versão de 30 segundos, como diz o exercício, só sobra o mais importante.
Como treinar todos os dias?
Resumo: seis minutos por dia: três minutos respondendo em três pontos e três minutos dizendo frases simples com mais precisão. Duas vezes por semana, conte uma história em versões cada vez mais curtas, até caber numa frase.
- Não sei o que dizer: o método dos “3 pontos” (três minutos). Uma pergunta, três pontos, um resumo no fim.
- Como se expressar melhor: diga com precisão (três minutos). Pegue uma frase vaga, como “Gostei do vídeo”, e diga de novo com palavras mais exatas. O próprio exercício lembra que cada palavra precisa acrescentar sentido.
- Pitch pessoal: a versão do elevador (10 minutos, duas vezes por semana). Uma situação contada em cinco minutos, dois minutos, 30 segundos e uma frase.
No DramaLab, as perguntas, as frases e as situações já vêm prontas, e cada exercício tem o tempo marcado. O app não grava a voz: para conferir sua fala, grave no celular.
Como saber se a fala ficou mais objetiva?
Resumo: grave uma resposta e confira quatro coisas. O ponto principal aparece logo, a resposta cabe num resumo de uma frase, nenhuma frase se repete e o final não enrola. Depois pergunte a alguém o que ficou da sua resposta.
Use uma pergunta real do seu trabalho e grave a resposta no celular. Ao ouvir, confira:
- o ponto principal aparece na primeira ou na segunda frase;
- a resposta inteira cabe num resumo de uma frase;
- nenhuma frase repete a anterior com outras palavras;
- o final é um resumo ou um próximo passo, sem “enfim, é isso”.
Peça a um colega que diga, numa frase, o que entendeu da sua resposta. Se a frase dele for parecida com o seu ponto principal, a resposta funcionou.
Repita a mesma pergunta uma semana depois e compare as duas gravações, começando pelo tempo até o ponto principal.
Fontes
- Stanford Encyclopedia of Philosophy. Implicature, revisão de 2024
- Schade A. Inverted Pyramid: Writing for Comprehension. Nielsen Norman Group, 2018
- Fast Company Brasil. Como expressar seu ponto de vista em reuniões, 2021
- Conselho Nacional de Justiça. Pacto Nacional do Judiciário pela Linguagem Simples
- Cowan N. The magical number 4 in short-term memory: a reconsideration of mental storage capacity. Behavioral and Brain Sciences, 2001